ओवरव्यू
कुछ लेनदेन पूरे होने से पहले उनकी दोबारा जांच जरूरी होती है — उदाहरण के लिए ऐसे ग्राहक का invoice या sales order जो अपनी क्रेडिट लिमिट पार कर चुका हो। ये Approvals पेज पर रिक्वेस्ट के रूप में आते हैं। इसे खोलने के लिए साइडबार में Approvals पर क्लिक करें।
Approval के प्रकार
सबसे ऊपर दिए गए टैब रिक्वेस्ट को उनके प्रकार के अनुसार अलग-अलग करते हैं। प्रत्येक टैब पर दिख रही संख्या बताती है कि उसमें कितनी रिक्वेस्ट हैं।
| Tab | यह किसलिए है |
|---|---|
| Credit Approvals | ऐसे invoices और sales orders जिन्हें ग्राहक की क्रेडिट स्थिति के कारण अप्रूवल की आवश्यकता है |
| Payment Approvals | ऐसे payments जिन्हें अप्रूवल की आवश्यकता है |
| Inventory Defect Approvals | खराब (defective) स्टॉक जिसे अप्रूवल की आवश्यकता है |
रिक्वेस्ट लिस्ट
हेडिंग दिखाती है कि उस टैब में कुल कितनी रिक्वेस्ट हैं, उदाहरण के लिए Credit Approvals 13 requests। केवल चुनिंदा रिक्वेस्ट देखने के लिए इसके नीचे दिए गए स्टेटस फिल्टर का उपयोग करें — प्रत्येक फिल्टर पर दिख रही संख्या बताती है कि उस स्टेटस में कितनी रिक्वेस्ट हैं:
- All — सभी रिक्वेस्ट
- Pending — अभी भी वेरीफाई या अप्रूव होने की प्रतीक्षा में
- Approved — स्वीकृत (approved)
- Rejected — अस्वीकृत (rejected)
- Cancelled — वापस ली गई (withdrawn)
लिस्ट का प्रत्येक कार्ड customer, रिक्वेस्ट नंबर (उदाहरण के लिए CA/26-27/013), document and amount (उदाहरण के लिए Invoice · ₹168 या Sales Order · ₹168), और उसका status दिखाता है।
रिक्वेस्ट के Status
| Status | इसका क्या मतलब है |
|---|---|
| Pending Verify | वेरीफायर द्वारा चेक किए जाने की प्रतीक्षा में है |
| Pending Approve | वेरीफाई हो चुका है (या वेरीफायर की जरूरत नहीं है), अब अप्रूवर की प्रतीक्षा में है |
| Approved | अप्रूव हो गया — लेनदेन आगे बढ़ाया जा सकता है |
| Cancelled | रिक्वेस्ट वापस ले ली गई थी |
रिक्वेस्ट का विवरण
दाईं ओर पूरी रिक्वेस्ट देखने के लिए किसी कार्ड पर क्लिक करें। सबसे ऊपर ग्राहक, रिक्वेस्ट नंबर, डॉक्यूमेंट का प्रकार (उदाहरण के लिए Invoice), स्टेटस, रिक्वेस्ट कब की गई थी, और राशि दिखाई देती है।
इसके नीचे वे आंकड़े दिए गए हैं जिनकी अप्रूवर को फैसला लेने के लिए जरूरत होती है:
| फ़ील्ड | यह क्या दिखाता है |
|---|---|
| Outstanding | कस्टमर पर पहले से आपकी कितनी बकाया राशि है |
| Credit Limit | कस्टमर को अधिकतम कितना क्रेडिट दिया जा सकता है |
| Credit Days | कस्टमर के पास पेमेंट करने के लिए कितने दिन हैं |
| Oldest Overdue | कस्टमर का सबसे पुराना बिना चुकाया हुआ ओवरड्यू बिल, या कोई न होने पर — |
| Overdue Amount | उनकी कुल देनदारी में से कितनी राशि ओवरड्यू है |
| Salesman | इस कस्टमर का सेल्समैन |
| Breach Reasons | ट्रांज़ैक्शन ने कौन सा क्रेडिट नियम तोड़ा — जिस वजह से रिक्वेस्ट रेज़ की गई |
| Requested By | रिक्वेस्ट किसने रेज़ की |
| Eligible Verifiers | इसे कौन वेरिफ़ाई कर सकता है। — (skip verify) का मतलब है कि किसी वेरिफ़ायर की ज़रूरत नहीं है और यह सीधे अप्रूवर के पास जाती है |
| Eligible Approvers | इसे कौन अप्रूव कर सकता है |
रिक्वेस्ट आगे कैसे बढ़ती है
- कोई ट्रांज़ैक्शन क्रेडिट नियम तोड़ता है, और एक रिक्वेस्ट रेज़ हो जाती है
- अगर एलिजिबल वेरिफ़ायर हैं, तो यह तब तक Pending Verify के रूप में रहती है जब तक उनमें से कोई इसे चेक न कर ले
- इसके बाद यह किसी एलिजिबल अप्रूवर के लिए Pending Approve के रूप में इंतज़ार करती है
- अप्रूव होने पर, इसका स्टेटस बदलकर Approved हो जाता है